1. À qui s'applique cette politique
Cette politique explique comment Espace Loft recueille, utilise, communique et conserve vos renseignements personnels lorsque vous utilisez le site espaceloft.com.
Espace Loft est une équipe immobilière chez eXp Agence Immobilière. L'équipe est formée d'Olivier Mailloux, courtier immobilier, permis OACIQ D9568, et d'Amélie Flanagan, courtière immobilière, permis OACIQ H6591.
Lorsque vous devenez client et qu'un contrat de courtage est signé, les documents de votre transaction sont aussi transmis à eXp Agence Immobilière, comme l'exige la réglementation. eXp les traite alors selon sa propre politique de confidentialité.
2. Responsable de la protection des renseignements personnels
Pour toute question, demande ou plainte concernant vos renseignements personnels, écrivez à notre responsable :
- Olivier Mailloux, courtier immobilier, responsable de la protection des renseignements personnels pour Espace Loft
- Courriel : info@espaceloft.com
- Téléphone : 438 256-5638
- Adresse : 1723, rue Saint-Patrick, bureau 102, Montréal (Québec) H3K 3G9 (bureau sur rendez-vous)
3. Les renseignements que nous recueillons
Nous recueillons seulement les renseignements nécessaires pour répondre à votre demande. Ils proviennent directement de vous, par les formulaires du site.
| Formulaire | Renseignements recueillis | Pourquoi |
|---|---|---|
| Nous joindre | Prénom, nom, courriel, téléphone, raison du contact, message | Répondre à votre question |
| Demande d'évaluation | Coordonnées, langue de service, adresse de la propriété, échéancier, raison de la vente, évaluation existante, meilleur moment pour vous joindre, message | Préparer l'évaluation de votre propriété et vous recontacter |
| Demande de visite | Prénom, courriel, téléphone (facultatif), message, propriété concernée | Organiser la visite et répondre à vos questions |
| Liste des unités d'un édifice | Prénom, nom, courriel, téléphone, moyen de réception, édifice demandé. Facultatif : projet, échéancier, si vous travaillez déjà avec un courtier, si vous souhaitez un appel | Vous envoyer la liste des unités demandée et faire le suivi |
| Alerte immobilière et rappel | Prénom, courriel, téléphone, quartiers, budget, échéancier, message | Vous envoyer des propriétés qui correspondent à votre recherche et vous rappeler |
| Alertes et infolettre | Prénom, courriel, fréquence souhaitée, édifice suivi s'il y a lieu | Vous envoyer nos alertes et notre infolettre |
Un formulaire en plusieurs étapes nous transmet vos coordonnées dès la fin de la première étape, puis complète votre demande à chaque étape. Un avis vous le précise avant le premier envoi.
Renseignements techniques joints à chaque envoi. Avec chaque formulaire, le site transmet aussi la page d'où vous l'avez envoyé, la langue du site, la date et l'heure, et votre adresse IP. Ces renseignements servent uniquement de preuve de votre demande et de votre consentement.
Nous ne vous demandons jamais votre numéro d'assurance sociale, vos renseignements bancaires ni vos données de santé par le site. Ne les inscrivez pas dans un champ de message.
4. Comment nous utilisons vos renseignements
Nous utilisons vos renseignements pour :
- répondre à votre demande et vous recontacter à son sujet ;
- planifier un rendez-vous, une visite ou une évaluation ;
- vous envoyer les alertes, l'infolettre ou les listes d'unités que vous avez demandées ;
- conserver la preuve de votre demande et de votre consentement ;
- respecter nos obligations légales et déontologiques.
Nous n'utilisons pas vos renseignements à une autre fin sans votre consentement, sauf si la loi le permet. Nous ne vendons pas vos renseignements personnels.
5. Courriels et textos
Courriels. Nos alertes et notre infolettre sont envoyées seulement si vous les avez demandées. Chaque courriel contient un lien de désabonnement, traité sans délai et au plus tard dans les 10 jours ouvrables.
Textos. Les formulaires ne contiennent pas de case de consentement aux textos. Lorsque vous nous faites une demande, nous pouvons vous écrire par texto au sujet de cette demande seulement : confirmation, rendez-vous, suivi de l'évaluation ou de l'édifice demandé. Nous le faisons pendant au plus six mois après votre dernière demande. Chaque formulaire le précise sous le bouton d'envoi : « En envoyant ce formulaire, vous acceptez que nous vous répondions par courriel, téléphone ou texto au sujet de votre demande. »
Chaque texto identifie Espace Loft. Répondez STOP en tout temps pour ne plus en recevoir : votre demande est respectée immédiatement. Nous n'envoyons aucun texto promotionnel sur cette base, et aucun texto vers un numéro américain.
6. Qui a accès à vos renseignements
Au sein d'Espace Loft, seuls Olivier Mailloux et Amélie Flanagan ont accès aux renseignements reçus par le site, et seulement dans la mesure où leurs fonctions l'exigent.
7. Fournisseurs et communications à l'extérieur du Québec
Nous confions certaines tâches à des fournisseurs. Ils reçoivent seulement les renseignements nécessaires à leur tâche et les traitent pour nous fournir leur service, selon leurs conditions.
| Fournisseur | Rôle | Renseignements | Lieu |
|---|---|---|---|
| Cloudflare, Inc. | Hébergement du site et des vidéos, réception des formulaires | Contenu des formulaires, adresse IP, données techniques de navigation | États-Unis et réseau mondial |
| GoHighLevel (HighLevel LLC) | Gestion de la relation client, envoi des courriels et des textos | Contenu des formulaires, preuve du consentement, historique des échanges | États-Unis ; soutien technique possible depuis l'Inde |
| Google LLC (Google Fonts) | Polices de caractères du site | Adresse IP, données techniques du navigateur | États-Unis |
| CARTO et unpkg | Cartes des pages d'accueil et de quartiers (fonds de carte et bibliothèque Leaflet) | Adresse IP, données techniques du navigateur | Selon la politique de chaque fournisseur |
| Marketing Websites | Hébergement temporaire des photos des édifices, sur notre ancien système | Adresse IP, données techniques du navigateur | Selon la politique de ce fournisseur |
| Centris | Affichage des photos des propriétés inscrites | Adresse IP, données techniques du navigateur | Selon la politique de Centris |
Vos renseignements peuvent donc être communiqués et conservés à l'extérieur du Québec, notamment aux États-Unis, où ils sont soumis aux lois de ce pays. Nous évaluons la protection offerte avant de les communiquer, et chaque fournisseur est encadré par ses conditions écrites.
Nous pouvons aussi communiquer vos renseignements sans votre consentement lorsque la loi l'exige ou le permet, par exemple à l'OACIQ dans le cadre de son rôle de surveillance, ou à la suite d'une ordonnance d'un tribunal.
8. Durée de conservation et destruction
Nous conservons vos renseignements seulement le temps nécessaire aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis, ou plus longtemps si la loi l'exige.
| Situation | Durée |
|---|---|
| Demande sans transaction avec nous | 3 ans après le dernier contact |
| Client avec qui nous avons conclu une transaction | Dossier de transaction : au moins 6 ans après sa fermeture, conservé par eXp Agence Immobilière, comme l'exige la réglementation de l'OACIQ. Coordonnées dans nos outils : conservées seulement si vous y consentez à la fin de la transaction ; sinon, 3 ans après le dernier contact |
| Abonnement aux alertes ou à l'infolettre | Jusqu'à votre désabonnement ; nous gardons ensuite seulement votre courriel pour respecter votre refus |
| Preuve de la demande et du consentement | Pendant la conservation du dossier concerné |
À la fin de ces délais, vos renseignements sont détruits de façon sécuritaire ou anonymisés pour être utilisés à des fins sérieuses et légitimes, comme des statistiques. Nous faisons ce tri chaque trimestre. Nous gardons seulement le courriel ou le numéro d'une personne désabonnée ou qui a répondu STOP, pour respecter son refus.
9. Vos droits
Vous pouvez en tout temps :
- accéder aux renseignements que nous détenons sur vous et en obtenir une copie ;
- faire rectifier un renseignement inexact, incomplet ou équivoque ;
- retirer votre consentement à l'utilisation ou à la communication de vos renseignements, sous réserve de nos obligations légales ;
- demander la désindexation d'un lien vers un renseignement vous concernant, ou la cessation de sa diffusion, dans les conditions prévues par la loi ;
- obtenir vos renseignements dans un format technologique structuré et couramment utilisé, ou les faire transmettre à une personne que vous désignez ;
- porter plainte auprès de nous, puis auprès de la Commission d'accès à l'information du Québec.
Comment exercer vos droits. Envoyez une demande écrite à notre responsable (section 2). Nous pourrons vous demander de confirmer votre identité avant d'y répondre.
Délai de réponse. Nous répondons par écrit dans les 30 jours suivant la réception de votre demande. L'accès est gratuit ; des frais raisonnables peuvent s'appliquer à la transcription, à la reproduction ou à la transmission, et nous vous en informerons avant. Si nous refusons, nous vous expliquerons pourquoi et vous indiquerons votre recours devant la Commission d'accès à l'information.
Plaintes. Nous traitons chaque plainte par écrit, dans les 30 jours. Vous pouvez aussi joindre la Commission d'accès à l'information.
10. Sécurité
Nous prenons des mesures raisonnables pour protéger vos renseignements contre la perte, le vol, l'accès, la communication ou l'utilisation non autorisés :
- connexion chiffrée (HTTPS) sur tout le site ;
- accès aux outils limité aux deux courtiers de l'équipe ;
- aucune donnée de formulaire conservée sur le site une fois l'envoi réussi.
Aucun système n'est parfaitement sûr. Nous ne pouvons pas garantir une sécurité absolue.
11. Incidents de confidentialité
Si un incident de confidentialité touche vos renseignements, nous prenons rapidement les mesures pour réduire le risque de préjudice. Nous tenons un registre de ces incidents. Si l'incident présente un risque de préjudice sérieux, nous avisons avec diligence la Commission d'accès à l'information et les personnes concernées. Olivier Mailloux tient ce registre.
12. Témoins, stockage du navigateur et pistage
Le site utilise des témoins et des outils de mesure seulement si vous les acceptez dans la bannière affichée à votre première visite. Vous pouvez refuser, ou modifier votre choix en tout temps avec le lien « Gérer les témoins » au bas de chaque page. Refuser n'empêche pas d'utiliser le site. Deux catégories sont facultatives : la mesure d'audience (Google Analytics, pour savoir quelles pages sont lues et améliorer le site) et la publicité (Google Ads, le pixel Meta pour Facebook et Instagram, et LeadConnector, pour mesurer nos campagnes et vous présenter nos propriétés sur d'autres plateformes). Certains de ces outils ne seront activés que plus tard ; aucun ne se charge sans votre accord.
Le site utilise le stockage local de votre navigateur pour trois fonctions :
- garder temporairement une demande non envoyée, en cas de coupure réseau, pour que vous n'ayez pas à la retaper ; elle est effacée dès que l'envoi réussit ;
- après une première demande de liste d'unités, retenir vos coordonnées sur votre appareil, pour que la liste d'un autre édifice vous arrive en un clic ;
- retenir que la fenêtre d'abonnement aux alertes vous a déjà été présentée ;
- retenir votre choix de témoins (date et catégories acceptées).
Ces données restent sur votre appareil. Vous pouvez les effacer en tout temps dans les réglages de votre navigateur.
Les polices de Google Fonts, les cartes, les photos des édifices et les photos de Centris sont chargées depuis les serveurs de ces fournisseurs, qui reçoivent alors votre adresse IP (section 7).
Les outils de mesure et de publicité sont fournis par Google, Meta et LeadConnector (GoHighLevel), dont les serveurs sont situés hors du Québec, notamment aux États-Unis. Ils ne se chargent qu'après votre acceptation. Votre choix est gardé dans le stockage local de votre navigateur, avec sa date et sa portée, pour que la bannière ne vous soit pas redemandée à chaque visite.
13. Liens vers d'autres sites
Le site contient des liens vers d'autres sites, comme Centris. Cette politique ne s'applique pas à ces sites. Consultez leur propre politique de confidentialité.
14. Modifications
Nous pouvons modifier cette politique. La version en vigueur est toujours publiée sur cette page, avec sa date de mise à jour. En cas de changement important, nous l'indiquerons clairement sur le site.
15. Nous joindre
Olivier Mailloux, responsable de la protection des renseignements personnels · info@espaceloft.com · 438 256-5638 · 1723, rue Saint-Patrick, bureau 102, Montréal (Québec) H3K 3G9.